Sfaturi utile

Cum să proiectați un eșantion de agendă de întâlnire

Pin
Send
Share
Send
Send


Ei spun că regulile drumului sunt scrise cu sânge. Deci acest articol despre ordinea de zi este scris în lacrimi. Prin lacrimile celor care, ținând o adunare generală, includ pe ordinea de zi a ședinței întrebări, care nu sunt apoi executate de organizațiile de conducere, iar inițiatorii ședințelor petrec timp și nervi în instanțe sau conduc runde de apartamente repetate pentru a colecta următoarele decizii.

Numele meu este Konstantin Orlov, iar din 2011 ajut oamenii să organizeze adunări generale, site-ul „Domskaner.rf” îi ajută pe locuitorii din toate regiunile Rusiei să pregătească o agendă pentru ședință, un pachet de documente pregătite pentru organizarea unei adunări generale sub orice formă și, de asemenea, să efectueze votul online conform Art. 47.1 din LC RF și bazat pe experiența pregătirii a peste 2500 de întâlniri, aș dori să vă spun cum să faceți agenda potrivită pentru adunarea generală și să nu greșiți.

Articolul este scurt, dar capabil. Crede-mă, am fost trimiși o asemenea somație, de la care voiam cu adevărat să plâng, de exemplu „Împuterniciți președintele casei să verifice documentele rezidenților apartamentelor închiriate” (locuitorii s-au luptat cu apartamente în care nimeni nu este înregistrat, ci locuiește pentru 10 persoane fiecare) sau „Aproba procedura de eliminare a gunoiului în zilele lucrătoare între 6 și 9 ore, în weekendurile de la 7 la 10 ore dimineața” (locuitorii au vrut să reducă numărul șobolanilor în chute).

LEGISLAȚIE

Ce spune legea despre ordinea de zi a adunării generale a proprietarilor?

  • Cod civil în art. 181, cu paragrafele sale, descrie în detaliu cerințele de bază pentru deciziile adunărilor și punerea lor în aplicare. În special, există un răspuns la întrebarea principală a oricărui inițiator al ședinței, „De ce să alegi un președinte și un secretar?”. Acest lucru este necesar deoarece în conformitate cu paragraful 3 al art. 181.2 din Codul civil al Federației Ruse „la luarea unei decizii de către ședință, se întocmește un protocol scris. Procesul-verbal este semnat de președintele ședinței și de secretarul reuniunii. ” În același timp, nu există cerințe obligatorii pentru alegerea comisiei de numărare - președintele și secretarul pot efectua calculul.
  • Codul locativ din articolul 44, paragraful 1, prevede că „Adunarea generală a proprietarilor de spații într-o clădire de apartamente este organul de conducere al clădirii de apartamente. Adunarea generală a proprietarilor de spații într-o clădire de apartamente se desfășoară în scopul administrării clădirii de apartamente, discutând punctele de pe ordinea de zi și luând decizii cu privire la problemele supuse votului ”, iar în paragraful 2 este prezentată o listă a punctelor pe care adunarea generală le poate decide.
  • Ordinul Ministerului Construcțiilor 937pr din clauza 16 oferă următoarea instrucțiune: „Problemele de pe ordinea de zi a adunării generale ar trebui să fie formulate foarte precis, clar, reflectă esența problemelor discutate și nu permit o dublă interpretare. În cazul în care formularea problemei asupra căreia se ia decizia în adunarea generală este prevăzută de legislația Federației Ruse, în protocol se indică formularea corespunzătoare. Nu este permisă includerea articolului „Diverse” pe ordinea de zi a adunării generale, precum și combinarea problemelor cu diferite conținuturi într-o singură formulare. Dacă subiectul problemei incluse pe ordinea de zi este luarea în considerare a oricărui document, numele complet și detaliile acestui document sunt indicate ”

Îți recomand să citești cu atenție aceste trei documente înainte de a întocmi agenda.

PRACTICĂ ȘI EXPERIENȚĂ

Ce spune viața despre agenda adunării generale a proprietarilor? Aici voi oferi principalele greșeli ale inițiatorilor în pregătirea agendei.

  • Orice întrebare ar trebui să fie o DECIZIE.
    Nu este necesar să includeți întrebări de stil „Pentru a aproba necesitatea de a primi serviciile unei companii de securitate privată pentru rezidenții tuturor intrărilor MKD la XXXXXX seara și noaptea, cu un regim între orele 21:00 și 9:00 zilnic. Pentru a solicita președintelui Consiliului Casei să depună cerere pentru „XXX” din Marea Britanie pentru o propunere privind organizarea acestor servicii în MKD în mod continuu începând cu 1.04.17. Prevederea obligatorie a examinării preliminare și aprobarea tarifului pentru aceste servicii la un OSS MKD extraordinar convenit pe această problemă. " - prima dată când ai înțeles despre ce este vorba? :) după cinci minute de lectură, se pare că vorbim despre nevoia de protecție, dar pentru aceasta este necesar ca președintele din Codul penal să apeleze și să afle costul serviciilor, apoi să aducă această problemă la ședință. Asemenea probleme ar trebui discutate înainte de ședință și o decizie va fi luată în cadrul ședinței!
  • Orice întrebare ar trebui să fie în competența corespunzătoare.
    „Aproba descrierea postului (DI) a conciergei în ediția propusă. Pentru a instrui președintele Consiliului Casei să aducă la cunoștința oficialului relevant al Regatului Unit „XXX” despre necesitatea utilizării acestui DI în activitatea serviciului de concierge. Pentru a prevedea dreptul președintelui Consiliului Camerei de a renunța unilateral la concierge la remedierea faptului neîndeplinirii cerințelor prevăzute în instrucțiuni. " - în acest caz, locuitorii vor ca firma de management să angajeze un concierge, dar îl vor demite el însuși. Răspunsul Codului penal va fi: „Dacă doriți să recrutați și să concediați oameni - creați un HOA”. Aceasta este similară cu situația „Voi merge la magazinul tău pentru pâine, dar dacă nu îmi place vânzătorul, voi spune și va trebui să-l concediezi”. Competența proprietarilor ar trebui oficializată diferit, nu pot concedia o persoană într-o organizație comercială.
  • Orice ÎNTREBARE și DECIZIA sa trebuie să fie specifice.
    Citiți elementele de pe ordinea de zi. Fiecare întrebare trebuie să conțină răspunsurile:
    - ce trebuie făcut (acțiune)
    - cine ar trebui să o facă (persoana care va efectua acțiunea)
    - în ce perioadă de timp trebuie efectuată (termen specific)
    - în detrimentul a ceea ce resurse ar trebui realizate (cu cheltuiala a căror?)

  • Ordinea de zi a ședințelor „complexe” trebuie să fie convenită cu avocații (inclusiv avocații Codului penal).
    Numesc adunări „complexe” pe cele care vor încerca fără echivoc să conteste în instanță. Dacă decideți să instalați noi diapozitive pentru copii în curte - aceasta este o problemă „necomercială” a gospodăriei de care puțini oameni le pasă. Dar dacă decideți să schimbați Codul penal, atunci vin mulți bani în joc, pe care fiecare parte îi va proteja până la ultimul.
    - Alegerea președintelui și secretarului ședinței
    - Alegerea comisiei de numărare
    - Alegerea Codului penal „Noua Marea Britanie”
    - Alegerea unui consiliu de casă
  • Ordinea de zi necesită adesea o modificare a contractului de management.
  • Ca exemplu, considerăm o astfel de întrebare, apropo, este foarte frecventă în practică: rezidenții vor reparații la intrare, merg la Codul penal, le oferă un pachet de documente pentru colectarea semnăturilor (ținând o ședință) cu formularea: „Aproba repararea intrării nr. 1” iar după aceea ei spun: „Așteaptă, te-am inclus în planul următorilor trei ani.” Oamenii sunt indignati, sfâșie și sfâșie - există bani, care este problema? Iar problema este în formulare! „Pentru a aproba redecorarea intrării nr. 1, încredințarea companiei de administrare Good House până la 1 septembrie 2017, pentru a face reparații conform estimării atașate, folosind fondurile acumulate pentru reparația curentă a unei clădiri de apartamente, în valoare totală de cel mult 145.000 de ruble." - simți diferența?

    - ceva de genul acesta arată ca agenda problemelor pentru rezidenții care nu s-au consultat înainte de ședință cu privire la schimbarea Codului penal. Poate fi argumentat deoarece metoda de management nu a fost determinată, nu a fost pusă problema aprobării unui nou contract și rezilierii vechiului etc. Cu o probabilitate de 90% - locuitorii casei își vor susține cazul în instanțe și, în același timp, vor organiza o altă ședință, dar cu o agendă normală. Înainte de convocarea unei ședințe „complexe”, verificați citația dvs., specificați cât de posibil este pentru avocații Codului vostru penal, invitați avocați independenți. Crede-mă, asta te va economisi de nervi și timp.

    Din ultimul exemplu din viață. Locuitorii casei primesc un venit destul de mare din publicitatea plasată pe fațada casei (aproximativ 1 milion pe an). Aceștia au organizat o ședință și au cerut ca societatea de administrare să deschidă un cont bancar separat către care acești bani vor fi transferați pentru a-l salva și a nu-l amesteca cu banii acumulați pentru reparațiile curente. Codul Penal deschide un cont separat pe numele său cu banca, dar nu transferă acolo decât o parte din suma de 100.000 de ruble din cumulat anterior. Restul banilor au intrat în rambursarea datoriilor la resurse. Locuitorii scriu scrisori supărate autorităților de supraveghere, de unde vine răspunsul: „Codul penal nu era obligat să deschidă un cont, o astfel de obligație nu a fost specificată în acordul de conducere, soluționând problema în instanță”.
    Prin urmare, uneori, în timpul ședinței, este necesar să se facă imediat un protocol de dezacorduri asupra acordului de management, iar pentru examinarea sa rapidă se adaugă „Luă decizia de a rezilia acordul cu Marea Britanie„ XXX ”și alege o nouă companie de management în caz de refuz de a da acord asupra versiunii propuse a protocolului de dezacord sau dacă nu există un răspuns motivat în termen de 30 de zile de la primirea procesului-verbal al adunării generale ”, în caz contrar, luarea în considerare a protocolului dezacordurilor poate dura până la 3-6-12 luni sau mai mult.

    În acest articol am încercat să descriu în cel mai cuprinzător mod greșelile cele mai importante ale inițiatorilor în pregătirea agendei.

    Vă doresc tuturor noroc în organizarea de întâlniri generale și vecini mai puțin dăunători care nu participă la viața de acasă și care sunt împiedicați să facă acest lucru de către alții!

    Pregătirea ședinței și întocmirea procesului-verbal

    • faptul votului (dacă a fost ținut) și rezultatele acestuia,
    • rezultatul întâlnirii.

    Uneori, în protocol se introduce ora exactă (până la minute) de la începutul și sfârșitul întâlnirii - acest lucru vă permite să disciplinați angajații și să optimizați în viitor timpul petrecut în astfel de întâlniri. Dacă este necesar, la procesul-verbal al ședinței pot fi atașate câteva documente suplimentare, fotografii și certificate video.

    Pregătirea ședințelor și a proceselor verbale

    De exemplu, dacă se termină cu 20 de minute înainte de pauza de prânz, atunci acest timp de lucru va fi pierdut,

    • Numele președintelui - de obicei este șeful companiei, departamentul sau adjuncții acestora,
    • Numele secretarului,
    • Numele participanților - formând o listă de participanți, trebuie înțeles că ar trebui invitați doar cei care pot influența decizia. În rest, va fi o pierdere de timp de lucru.

    Numărul ideal de participanți este de la 5 la 7. Depășirea numărului specificat va duce la o scădere a revenirii participanților și o creștere a duratei

  • lista de întrebări și vorbitori - o agendă amplă duce la o întâlnire îndelungată, care reduce productivitatea,
  • timp alocat pentru discutarea fiecăreia dintre probleme. Timpul total al întâlnirii nu trebuie să depășească 2 ore.

    Dacă plănuiți o discuție mai lungă, trebuie să faceți pauze.

    Cum se scrie o agendă pentru o întâlnire

    Acest lucru este cel mai bine făcut înainte de ședință.

    • Trebuie să trimiteți o invitație în avans celor care trebuie să fie prezenți. Dacă unii nu pot ajuta la rezolvarea problemelor, dar trebuie să cunoască rezultatele evenimentului, atunci trebuie să li se ofere un protocol.
    • Locul trebuie selectat pe baza obiectivelor sale.

    Condițiile de cazare sunt importante în crearea unui mediu de afaceri. Aceste nuanțe sunt fundamentale în pregătirea întâlnirii. Sub rezerva respectării lor, evenimentul va avea loc într-un mod eficient și organizat.

    Cinci puncte de bază ale agendei

    O agendă bine formată răspunde la cinci întrebări de bază despre întâlnire. Primele patru sunt ușor de răspuns, iar a cincea întrebare poate fi dificilă. Acestea sunt întrebările.

    1. Ce grup este implicat în întâlnire? Cum se numește grupul sau echipa participantă? Acest punct ar trebui clarificat chiar de la începutul ordinii de zi, de exemplu:

    • ședință executivă
    • reuniunea departamentului de producție
    • Comitetul pentru Revelion corporativ.

    Numele grupului explică cine ar trebui să participe și cine nu. Cu această abordare, specialiștii care trebuiau să vină, dar nu s-au prezentat, nu ar putea să spună: „Nu știam că trebuie să fiu prezent”, iar participanții care nu puteau ajuta la întâlnire nu îi distrag pe ceilalți.

    2. Când va avea loc întâlnirea? - Data și ora. Când va avea loc întâlnirea, la ce oră va începe și când ar trebui să se încheie? Dacă acest articol nu există, participanții nu vor apărea la timp, întâlnirea va fi amânată și programul de lucru va fi încălcat.

    3. Care este scopul și sensul întâlnirii? De ce ne întâlnim? Care este sensul general al întâlnirii și ce ar trebui să realizăm? O întâlnire poate avea mai multe obiective, dar dacă nu există una, atunci întâlnirea își pierde tot sensul.

    4. Ce subiecte ar trebui să avem în vedere? Pe ce subiecte, întrebări sau preocupări se concentrează întâlnirea? Enumerați-le pe ordinea de zi în ordinea în care vor fi luate în considerare. În plus, includeți o introducere și un rezumat pe ordinea de zi care vă va ajuta să începeți întâlnirea și să o încheiați cu un rezumat.

    5. Ce procese vor fi utilizate pentru a aborda fiecare subiect? Procesul descrie modul în care grupul va rezolva fiecare problemă de la început până la sfârșit și constă din două elemente:

    • măsurile care trebuie făcute în tratarea fiecărui subiect sau întrebare,
    • angajații care vor fi implicați în soluționarea acestor probleme în fiecare etapă.

    Pentru a ilustra procesul de discuții, luați în considerare un exemplu. Să presupunem că echipa dvs. lucrează la o problemă de servicii pentru clienți. O parte a ședinței de astăzi este dedicată găsirii unei soluții la această problemă. Această parte a agendei poate arăta astfel.

    Discuție inițială de idei

    1. explicație. Participanții numesc idei care au nevoie de clarificări, grupul le discută.
    2. consolidare. Grupul discută dacă se pot combina și combina idei diferite.
    3. zagaze. Grupul află dacă unele idei pot fi eliminate.
    4. categorisirea. Grupul discută dacă există o temă comună pentru unele idei și, dacă da, atunci le grupează în categorii.

    Cum să organizezi o întâlnire și să ții minute

    Proces-verbal al ședinței - document care înregistrează toate evenimentele la ședința angajaților întreprinderii. Nu se aplică documentelor strict obligatorii, dar în unele cazuri este într-adevăr necesar. FIȘURI Descărcați procesele verbale de ședință necompletate doc Descărcați procesul verbal de ședință. doc Rolul Întâlnirilor de protocol în organizații, indiferent de starea lor, linia de activitate și mărimea lor, se desfășoară cu o anumită frecvență. Acestea vă permit să rezolvați multe probleme actuale, să luați în timp util măsurile necesare pentru a rezolva probleme complexe, să determinați strategia de dezvoltare a companiei, etc. Cu toate acestea, nu toate ședințele sunt înregistrate folosind protocolul și aceasta nu reprezintă o încălcare a legii.

    Mișcare pentru a rezolva o problemă

    1. Definiția următoarelor etape și acțiuni - participanții la întâlnire vorbesc pe rând.
    2. Aprobarea următoarelor etape și acțiuni, discuții de grup și construirea consensului.

    După cum vedeți, în procesul de rezolvare a problemelor, grupul primește răspunsuri la întrebările „Ce? Cum? și cine? ”Adică„ La ce lucrăm, cum vom lucra și cine va participa la fiecare etapă ”. Un plan clar de acțiune ajută participanții să își concentreze atenția pe un subiect semnificativ și permite tuturor părților interesate să vorbească.

    S-ar putea să doriți să faceți și mai structurate cele cinci puncte de pe ordinea de zi. Dacă considerați că trebuie să creșteți disciplina și activitatea participanților, puteți utiliza instrumentele din următoarea listă.

    Subiect special. Uneori, întâlnirile pot fi dedicate unor subiecte specifice. În acest caz, indicați acest subiect imediat după numele grupului de participanți.

    Locul întâlnirii. Când o echipă ține întâlniri în diferite locuri tot timpul, este necesar să se indice unde va avea loc această întâlnire.

    Numele participanților. Numele participanților trebuie să fie indicate dacă o echipă relativ tânără se întâlnește, o echipă multifuncțională sau un consultant extern sau un reprezentant al managementului vor participa la întâlnire.

    Perioada de timp alocată pentru fiecare subiect. Limitarea timpului pentru fiecare întrebare ajută echipa să nu piardă concentrarea și să nu fie distrasă de raționamentele inactive. Aceasta nu înseamnă că trebuie să întrerupeți o discuție productivă doar pentru că timpul se termină. Folosiți planificarea timpului pentru reuniunile de revizuire a echipei. Planificarea timpului vă va permite să evitați o situație în care agenda este supraîncărcată cu întrebări de discuție, pentru jumătatea bună din care nu mai există timp.

    Timp pentru pauze. Fiecare întâlnire care durează mai mult de două ore ar trebui să includă timp pentru o pauză, altfel participanții vor începe să fie distrași în mod constant și vor ieși periodic din sală pentru o pauză.

    Rezultate dorite. Această parte a ordinii de zi descrie ce decizii trebuie elaborate în timpul ședinței și ce alte rezultate trebuie obținute.

    Formarea participanților. Practica arată că este foarte util să le reamintim membrilor echipei exact ce ar trebui să se pregătească pentru participarea productivă la întâlnire sau ce ar fi trebuit să facă din ceea ce a fost planificat la ultima ședință până acum.

    Пункт «Оценка собрания» можно ввести, если команда молодая и только начинает привыкать к трудовой дисциплине. Оценка поможет повысить индивидуальную и групповую ответственность. По окончании собрания ваша команда может по пунктам оценить его эффективность. În parametrii evaluați, puteți include respectarea reglementărilor, calitatea și nivelul de participare al fiecăruia, calitatea facilitării, concentrarea pe subiectul întâlnirii și multe altele.

    Informații suplimentare despre acest subiect

    Articolul prezintă principalele metode de compunere a etichetelor meta și principalele greșeli care trebuie evitate

    Un articol despre cum să puneți politicos întrebări tovarășilor și străinilor dvs. pentru a obține răspunsurile necesare.

    Acesta descrie nuanțele organizării unui loc de muncă pentru o muncă eficientă acasă.

    Decupați și reduceți imaginea folosind Adobe Photoshop pentru a o plasa pe paginile web

    Pin
    Send
    Share
    Send
    Send

    Dragi vizitatori! Site-ul oferă soluții tipice pentru probleme, dar fiecare caz este individual și are propriile nuanțe.